Какую справочную правовую систему выбрать?
За последние годы справочные правовые системы прочно вошли в деловой оборот – сегодня это уже не роскошь, а необходимое условие работы. И, пожалуй, никому уже не стоит объяснять, что справочные правовые системы – это легко, просто, доступно, современно и главное – надежно.
Согласитесь, самостоятельно собрать свыше трех миллионов документов, даже если у вас есть подшивки за несколько лет, кому-то вряд ли под силу. В то время как поиск необходимого нормативного акта или подборки материалов по интересующему вопросу в СПС составляет считанные секунды. Остается одно – взвесив все аргументы, выбрать именно Вашу систему.
Так какую же систему выбрать? Довериться советам друзей и знакомых или заманчивым предложениям менеджеров, призывающих сэкономить на покупке? Предлагаем несколько практических советов, которые, надеемся, помогут Вам принять верное решение!
Совет 1. Сравните количество документов и функциональность в использовании системы.
В первую очередь, перед принятием решения следует детально сравнить количество документов в информационных банках существующих на рынке СПС, а также функциональные возможности. В частности стоит обратить внимание на то, что для Вас удобнее: комплект DVD -дисков или компактная «флэшка». К примеру, КонсультантПлюс, помимо стационарных локальной и сетевой версий системы предлагает и флэш версию. Если Вам необходимо, чтобы нужная информация всегда была под рукой, флэш версия программы обеспечит доступ к системе в любое время и там, где Вам необходимо – дома, в командировке, на совещании, в налоговой инспекции или в суде. Стоит только подключить ее к компьютеру, оборудованному USB-портом. Флэш версия КонсультантПлюс совместима с большинством современных настольных компьютеров и ноутбуков с операционными системами Windows .
Совет 2. Обратите внимание на легкость и удобство в работе.
Самое главное в справочной правовой системе – быстро найти нужные документы. Поэтому конкурирующие между собой разработчики систем постоянно совершенствуют ресурсы поиска. Однако на сегодняшний день пока еще не все СПС располагают столь широкими поисковыми возможностями, которые предлагает КонсультантПлюс. Система позволяет найти документ или подборку документов по любым характеристикам: по тематике, виду документа, дате принятия, по отдельным словам или словосочетаниям, встречающимся в названии и тексте документа. У пользователя нет необходимости задумываться, как написать в поисковом запросе: «НДС» или «Налог на добавленную стоимость», «зарплата» или «заработная плата» и т.д. В любом случае система найдет все документы, в которых встречается как сокращенный, так и полный вариант термина, причем во всех падежах. Кроме того, в системе есть кнопки для быстрого доступа к формам отчетности, календарю бухгалтера, обзорам законодательства. Именно поэтому успешно работать с системой КонсультантПлюс могут и профессиональные юристы, и бухгалтеры, и пользователи без специальных навыков.
Совет 3. Оцените полноту и оперативность пополнения информации.
Соглашаясь на такую сделку, помните, что стоимость еженедельного сопровождения систем КонсультантПлюс может быть сопоставима со стоимостью других СПС при сопровождении 2 раза в месяц, либо заметно ниже при еженедельном обслуживании. Поэтому экономьте, но с умом!
Совет 4. Соберите информацию о пакете сервисных услуг
При выборе справочной правовой системы убедитесь, что, заключив договор на обслуживание, Вы получите полный пакет дополнительных сервисных услуг, который включает обслуживание на рабочем месте: установку систем, обучение работе, актуализацию и обновление информации, поиск документов по индивидуальному заказу.
Бесплатный сервис также должен включать программу обучения пользователей в рамках специализированных тематических семинаров, горячую линию поддержки пользователей и возможность получать специализированную периодику.
Ну и конечно, стоит обратить внимание на такие технические нюансы, как совместимость СПС с установленным у Вас программным обеспечением, дабы впоследствии избежать возможных проблем при установке и сопровождении системы.
Надеемся, что наши советы помогут Вам сделать правильный выбор!
